Wüstenrot & Württembergische AG (W&W)
Herausforderungen bei komplexen Standortkonsolidierungsprojekten
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» Erschienen in der Zeitschrift "bank objekte", Seite 16
Die Wüstenrot & Württembergische AG (W&W) ist „Der Vorsorge-Spezialist" für die vier Bausteine moderner Vorsorge: Absicherung, Wohneigentum, Risikoschutz und Vermögensbildung. Heute betreuen 9.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst und 6.000 Außendienstpartner rund sechs Millionen Kunden. Rund 340 W&Wler sind am Standort München für den Konzern tätig. Im Zuge der Prüfung von Kostenoptimierungspotenzialen beschloss der Konzernvorstand im Frühjahr 2011 die Durchführung einer Standortanalyse, um zu untersuchen, welche Effekte die Aufgabe der bestehenden 3 Standorte zugunsten eines gemeinsamen Standorts in München mit sich bringen würde. Nachdem die Analyse signifikante Kostenvorteile aufzeigte, wurde die zeitnahe Umsetzung eines neuen, alle Konzerneinheiten aufnehmenden Standortes auf Basis eines langfristig abzuschließenden Mietvertrags beschlossen. Procedera Consult GmbH wurde mit der Standortauswahl und der Gesamtprojektleitung des Umsetzungsprojekts beauftragt.
Aufgrund bereits erfolgreich durchgeführter gleichartiger Projekte wurden wir beauftragt, für die geplante Konsolidierung der drei Standorte in München für bereits von W&W ausgewählter Objekte unterschriftsreife Mietvertragsverhandlungen zu führen und die Raumplanungen vorzunehmen. Hierzu stand uns ein Team aus erfahrenen Mitarbeitern der entsprechenden Konzerneinheiten und Fachplanern zur Verfügung.
Innovative Raum- und Arbeitsplatzkonzepte
Noch in der Planungsphase stellte sich heraus, dass nicht nur drei, sondern vier Standorte umgezogen und ein zusätzliches Kunden-Service-Center realisiert werden sollte. Die ersten erarbeiteten Raumplanungen bewirkten zudem eine Diskussion über neue Raum- und Arbeitsplatzstandards. Als Ergebnis des umfangreichen Diskussionsprozesses wurden innovative Raum- und Arbeitsplatzkonzepte entwickelt und realisiert. Für die Kundenberatung wurde ein zentrales Kunden-Service-Center im Gebäude entwickelt, das den Anforderungen nach guter Erreichbarkeit für Beratungskunden, freundlicher Atmosphäre und diskreter Gesprächsführung Rechnung trägt.
Für die Vertriebsbereiche wurden Einzel- bis Kleingruppenbüros ermöglicht; alle Vertriebsbereiche wurden in räumlicher Nähe zueinander angeordnet, um kurze Wege und direkte Kommunikation zu unterstützen.
Open-Space-Konzept
Für die Produktionsbereiche wurden neue Raum- und Arbeitsplatzkonzepte umgesetzt: Die Sachbearbeitungsbereiche und CallCenter wurden in offenen, flexiblen Raumlösungen für bis zu 40 Mitarbeiter untergebracht. Für die hybriden Arbeitsplätze – Papier basierte Sachbearbeitung und telefonischer Kundenkontakt – wurde ein sogenanntes Open-Space-Konzept umgesetzt, das die Forderung nach einem Höchstmaß an Flexibilität und störungsfreies Telefonieren erfüllt. Um den Bedürfnissen moderner Kommunikation, Besprechungen und Konferenz gerecht werden zu können, wurde ein zentraler und modern ausgestatteter Konferenzbereich aufgebaut.
Vorteile durch General-Unternehmer
In der Umsetzungsphase lag der Schwerpunkt der Projektarbeit in der Überwachung der termingerechten Ausführung der Baumaßnahmen, der Prüfung und Verhandlung angemeldeter Planungsänderungen, der Ausführung eines reibungslosen Umzugs und der Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter an ihrem neuen Arbeitsplatz.
Vor dem Hintergrund des sehr engen Terminplans waren wir froh, auf der Vermieterseite einen sehr versierten Generalunternehmer zu haben, der die einzelnen Gewerke den Anforderungen gemäß in zeitlich abgestimmter Reihenfolge eingeplant hat. Dabei kam uns die Aufgabe der laufenden Überwachung der pünktlichen Abfolge der Bautätigkeiten zu. Gleichzeitig galt es, als Schnittstelle zwischen Vermieter und den einzelnen Konzernbereichen zu fungieren, um die zahlreichen, nachträglich angemeldeten Planungsänderungen hinsichtlich der baulichen Ausstattung zu koordinieren. Parallel sorgte das Projektteam für das notwendige Monitoring.
Mit wachsendem Projektfortschritt rückten die Themen ITK und Umzugsmanagement verstärkt in den Vordergrund. Es wurden Umzugskoordinatoren je Konzernbereich ernannt, die uns in der Detailplanung, Kommunikation und beim Umzug ihres jeweiligen Bereichs umfangreich unterstützten. Trotz aller Widrigkeiten konnten alle Mitarbeiter termingerecht umziehen. Zum 31. Januar 2012 wurden dann auch die bisherigen Standorte fristgerecht an die Vermieter bzw. neuen Eigentümer übergeben.
Rückblickend betrachtet handelte es sich um ein terminlich extrem ambitioniertes Projekt. Die üblichen Planungsänderungen „im laufenden Umbauprozess“ verursachten so manche Überraschung, die nur durch ein hohes Maß an Teamwork und fachlicher Kompetenz aller Teammitglieder gemeistert werden konnten. Die Veränderungen in zahlreichen Bereichen durch die Standortkonsolidierung resultierten in einem umfassenden Paradigmenwechsel, den es durch die Procedera Consult GmbH ebenfalls zu begleiten galt. Das erfolgreich abgeschlossene Projekt ist nun die Benchmark für zukünftige Projekte dieser Art.
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Kostenvorteil durch Standortanalyse
Ihr Ansprechpartner:
Thomas Dankwart
Geschäftsführender Gesellschafter
Tel.: +49.30.860 08-220
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